Az egyedi informatikai igényekre specializálódott K3Net Kft. több éves fejlesztői múltjával és számos nagy rendszeren szerzett tapasztalatával biztosítja a rendszer motorját.
Sok év tapasztalata alapján megfogalmazódott bennünk egy olyan komplex rendszer gondolata, mely az pályázati adminisztrációs folyamatokat átláthatóbbá, ezáltal hatékonyabbá teszi, megkönnyítve a szakmai vezetők, projekt menedzserek munkáját.
A rendszer célja egyfelől, hogy a több hónapnyi megvalósítási időszak tervezhető, átlátható és nyomon követhető legyen bonyolult Excel táblák használata nélkül; másrészt az eseményekhez kapcsolódó, nagyságrendileg több ezer alátámasztó dokumentum illetve a jelenleg fejlesztés alatt álló modul esetében a pénzügyi elszámoláshoz szükséges, szintén nagy mennyiségű dokumentum rendszerezett, ellenőrizhető legyen.
Milyen projektek esetében javasoljuk a PENYIR rendszer alkalmazását:
- több megvalósítási helyszín bevonásával megvalósításra kerülő projektek;
- a megvalósítási helyszínek között és pályázó szervezet között nagy fizikai távolság;
- ahol a napi kapcsolattartás személyesen nem megoldott, nem megoldható;
- sok (több száz, több ezer) projektesemény, vagy külön dokumentálandó szakmai tevékenység megvalósítása.
- böngészőből elérhető
- nincs telepítés
- bárhonnan, bármikor
A program használatához nincs szükség bonyolult telepítési procedúrára vagy rendszergazda, informatikus segítségére, mivel a rendszer böngésző alapú. A PENYIR bármelyik böngészőből elérhető bárhonnan, bármikor; legyen az Internet Explorer, Firefox, Chrome vagy Safari. Ennek köszönhetően nem csak laptopon, tableten vagy okostelefonon, de az intézményekben rendelkezésre álló, vékony klienses gépeken is gond nélkül hozzáférhető az adatbázis.
- egyedi eseménytípusok, kategóriák
- megvalósítók egy helyen
- ntézmények egy helyen
Konzorciumi pályázatok esetén megfelelő rálátást nyújt a konzorciumvezető számára, hogy az egyes tagok hogy állnak a megvalósítással. Felhíváshoz illeszkedve testreszabható, hogy mely tevékenységek kötelező vagy választható elemek és milyen feltételekkel teljesíthetőek.
- terv és tény adatbázis
- nyomon követés
- jóváhagyás
Rendszerünk működésének alapja a szakmai megvalósítás támogatása terv és tény adatbázis révén, ezen belül is a pályázati felhívással összhangban kialakított megvalósítási tervben foglalt események tervezése, nyomonkövetése, jóváhagyása, szükség esetén utólagos korrigálása. A tevékenységek köre tovább bontható kategóriákra és eseménytípusokra.
- kontaktusszám
- munkaórák
- terv/tény adatok
Nemcsak a szakmai megvalósítás alátámasztásához, de a bérszámfejtéshez, egyéb elszámolásokhoz, vagy akár a projekt pillanatnyi állásáról, indikátorok alakulásáról (pl. munkaórák száma, kontaktusszám, stb.) a szükséges információk naprakészen megtekinthetőek és letölthetőek Excel táblázatban is a rendszerből.
- valós idejű visszajelzés
- problémamegoldás
- újratervezés
A rendszer segítségével a szakmai vezető és a projekt menedzser is valós idejű visszajelzést kaphat a megvalósítás alakulásáról: a naprakész terv és tény adatbázis illetve a beépített ellenőrző pontok, mechanizmusok révén nyomon követhető, hol tart a projekt megvalósítása, szükséges-e beavatkozni, átütemezni egyes folyamatokat, különleges esetben újratervezni.
- Emailben kapott figyelmeztetések
- Automatikus kiküldés
- Feladatok delegálása
A rendszer ütemezett, automatikus e-mailekben értesíti a felhasználókat a feladatokról, így például a megvalósítókat a hiányos dokumentumok pótlásáról vagy a szakmai vezetőket a hiányos terv és tény adatok pótlásáról. Ezzel a passzív ellenőrzési módszerrel projektenként beállítható, milyen esetekben és milyen időközönként küldjön különböző figyelmeztetéseket a rendszer. Ezáltal javítható azon felhasználók aktivitása, akik kevesebb időt töltenek a PENYIR használatával vagy hajlamosak elfeledkezni az adminisztrációs feladatokról.
- automatikus méretezés, átnevezés
- beépített előnézet funkció
- hiánypótlás
IMPORT
A rendszer a dokumentumok feltöltésekor automatikusan optimalizálja a fájlokat: egységesen HD felbontásra méretezi le és az eseménynek megfelelően átnevezi a fájlokat, törli a metaadatokat (EXIF) ezzel az EPTK feltöltéshez előkészítve őket.
A fényképek, PDF-ek áttekintéséhez nem szükséges egyesével letölteni a fájlokat, a beépített előnézet funkcióval könnyen és gyorsan ellenőrizhető, hogy a megfelelő tartalom került-e fel. Szükség esetén a megfelelő jogosultságokkal törölni is lehet a nem megfelelő fájlokat.
EXPORT
Valamennyi feltöltött, előkészített dokumentumot szerveren tárolunk, így bármikor, bárhonnan elérhető az adatbázis visszamenőleg is, egyúttal időszakonként le is tölthető tömörített formátumban.
Az eseményeknél megadható terv vagy tény adatok alapján további kimeneti dokumentumok generálása lehetséges. Tartalmilag és formailag helyes jelenléti ívek, teljesítési igazolások, a bérszámfejtést támogató munkaidő-kimutatások, egyéb nyilatkozatok – mindezt akár intézményenként, személyenként, kategóriánként lebontva –, tehát minden, ami a szakmai megvalósítás alátámasztásához szükséges lehet.
- Biztonsági másolat
- Naplózás
- Felhasználó jogosultság
Minden nap biztonsági másolat készül az adatbázisokról. A felület titkosított csatornán keresztül elérhető, ezen kívül további biztonságot jelent a különböző szinteken szabályozott hozzáférés a rendszerhez (felhasználói jogosultságok). Mindemellett valamennyi cselekmény naplózott, visszakereshető.
Dokumentációs/archiválási költség keretében 100%-ig elszámolható a projekt keretében, egyedi fejlesztési igényeket külön díjazás ellenében teljesítünk.
Amennyiben szeretné kipróbálni a rendszert, lehetősége van hozzáférést igényelni az info@penyir.hu emailcímen.
Az adatbázisrendszer fejlesztésénél figyelembe vett pályázati felhívások:
- EFOP-3.1.6-16
- EFOP-3.3.5-17
- EFOP-3.2.5-17
- EFOP-3.2.3-17
- EFOP-3.3.7-17
